Interview von Dominic Plüss (Dielsdorf) mit Dr. Theo Altorfer betreffend Einführung, Umsetzung und Anwendung des IKS für Städte und Gemeinden
Dominic Plüss: Wie definieren Sie ein internes Kontrollsystem?
Dr. Theo Altorfer: Ein internes Kontrollsystem ist die Summe von verschiedenen Elementen zur qualitativen Sicherstellung von Geschäftsprozessen. Es ist gegenwartsbezogen (nicht Vergangenheit wie Revision), es ist ständig (nicht nur periodisch oder unregelmässig wie Aufsicht und Revision) und es ist direkt am Arbeitsablauf beteiligt.
Ein IKS nimmt Einfluss durch Motivation, Anordnungen, Weisungen und Sanktionen, wird durchgeführt durch Fachvorgesetzte, Linienvorgesetzte und Prozessverantwortliche. Ein IKS sichert so die Einhaltung von Zielsetzungen und Handlungsanweisungen.
Ein internes Kontrollsystem ist ein Führungsinstrument mit vereinigten Elementen aus Aufsicht und Kontrolle, aus dem Business Process Management, dem Quality Management, dem Risk Management und wird idealerweise im Alltag mit technischen Hilfsmitteln (Informatik) gestützt.
Dominic Plüss: Besteht für ein gutes IKS eine Formvorschrift (Schriftlichkeit etc.)? Was empfehlen Sie?
Dr. Theo Altorfer: Gesetzliche Vorschriften für ein IKS überhaupt sind in Städten und Gemeinden zurzeit nicht vorhanden. Gesetzliche Bestimmungen sind geplant, werden aber vermutlich auf Formvorschriften verzichten.
Für ein gutes IKS sind einige Merkmale zwingend:
- Schriftlichkeit der Prozessbeschreibungen, der Risiken, der Prüfprozesse und Checklisten sowie der Prüfergebnisse.
- Nutzung der Prozessbeschreibungen, Handlungsanweisungen und Prozessvorgaben im Alltag der Prozessabwicklung. Motivation der Mitarbeiter zu dieser Nutzung.
- Einbezug des IKS in den Führungsalltag durch die Führungsverantwortlichen.
Dominic Plüss: Welchen Nutzen bringt ein IKS?
Dr. Theo Altorfer: IKS stabilisiert und sichert die Prozesse und das Know-how mitarbeiterübergreifend. Es vereinheitlicht Prozessabläufe, die durch unterschiedliche Personen durchgeführt werden. IKS definiert und erleichtert Schnittsellen zwischen Personen und Abteilungen. IKS hat bei kleinen Organisationen einen wesentlichen Nutzen indem auch komplexe Prozesse qualitativ hochstehend gehalten werden können. In grossen Organisationen kommt dazu die Unterstützung der Kultur der Zusammenarbeit.
IKS bringt im Einzelfall konkreten monetären Nutzen durch Vermeidung von Fehlern, rechtzeitiges Erkennen und Korrigieren von Fehlern. Dazu kommt der Nutzen der permanenten Prozessoptimierung und Verringerung von Risiken.
Dominic Plüss: Was haben Sie für Erfahrungen gemacht bei der Einführung des IKS in den Gemeinden?
Dr. Theo Altorfer: Die Erfahrungen waren durchwegs gut. Die ersten Befürchtungen der Gemeinden über einen hohen internen Aufwand bestätigten sich nicht. Die Mitarbeiter haben das Werkzeug sehr motiviert aufgenommen. Für die Führung war es in vieler Hinsicht eine lang gesuchte Lösung zur Unterstützung der Führungstätigkeit.
Aber lassen wir dazu die Gemeinden selber sprechen:
„Ich habe mal versuchsweise den Lehrling an die Verrechnung der Anschlussgebühren gesetzt, allein mit der Hilfe des Workflows. Er hat das problemlos und fehlerfrei geschafft. Ich möchte gerne ein IKS auch noch für andere Gebiete haben, allein schon um das Know-how zu sichern“.
Finanzverwalter
„Wir sind glücklich mit diesem System. Nun habe ich auf einfache Weise Übersicht über einen Bereich, in dem immer eine gewisse Unsicherheit herrschte“.
Abteilungsleiter Finanzen
„Das erarbeitete System besticht durch seine
- Einfachheit
- Sicherheit
- Übersichtlichkeit
- Vollständigkeit
- Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
und ist als effizientes und wirksames Führungsinstrument zu bezeichnen.“
Aus dem Beschluss einer Exekutive
„So etwas haben wir schon lange gesucht. Auch unsere private Revisionsstelle (nicht Gemeindeamt) hat das schon länger gefordert.
Finanzverwalter
„Die Einführung von IKS fördert die Offenheit, Zusammenarbeit und den Austausch innerhalb der Verwaltung. Verfahrenssicherung und Risikominderung werden als gemeinsame Aufgabe empfunden, die kooperativ zu lösen ist.“
Verwaltungsführung
Dominic Plüss: Welche Gefahren sehen Sie in Gemeinden ohne IKS?
Dr. Theo Altorfer: Gemeinden ohne IKS nutzen eine Chance nicht, die sich durch die Optimierung und systematische Unterstützung von Prozessen ergibt. Auch wenn die meisten Prozesse im Alltag mehr oder weniger ohne Auffälligkeiten laufen, so besteht doch immer ein Potential. Allein die geregelte und unterstützte Zusammenarbeit, die Standardisierung von Abläufen und Formularen ist eine wesentliche Erleichterung des Alltags, selbst ohne tatsächliche Kontrollen. Ohne IKS wird eine differenzierte Sicht auf Prozessrisiken verpasst. Damit können interne Sicherungsmassnahmen für die Prozesse gegebenenfalls zwar umfassend, nie aber optimal sein.
Gemeinden ohne IKS können so ihre Prozesse schlechter optimieren und sicherstellen. Damit geraten sie stärker unter Druck zur Effizienz- und Qualitätssteigerung bis zur Zusammenlegung von Leistungen mit anderen Gemeinden. Mitarbeiterwechsel geraten zu grossen Risiken bei der Prozesssicherung, die Führung ist weniger in der Lage, den Betrieb in allen Lagen sicherzustellen.
Seitens der Revisionsdienste bzw. Revisionsgesellschaften werden zunehmend Forderungen nach einem IKS gestellt. Die Revision will auf einem internen Kontrollsystem abstützen und vorwiegend dessen Leistungen überprüfen.
16.6.2006